Kary za brak lub błędy w KSeF — co grozi i od kiedy

Najważniejsze najpierw: te kary jeszcze nie obowiązują

Jeśli szukasz tego artykułu w poczuciu niepokoju — zacznijmy od najważniejszego faktu. Konkretne kary pieniężne za brak faktury w KSeF lub błędy proceduralne w systemie, o których mowa niżej (art. 106ni ustawy o VAT), wchodzą w życie dopiero 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 roku obowiązuje ustawowy okres przejściowy, w którym te konkretne sankcje nie są nakładane. Reszta tego artykułu opisuje, co się zmieni od 2027 roku i co — mimo wszystko — obowiązuje już dziś.

Co już dziś jest chronione: brak odpowiedzialności karnoskarbowej

Jest jeden fragment przepisu, który obowiązuje już od 1 lutego 2026 r. — art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT. Mówi on, że za niewystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF albo nieprzesłanie do systemu faktury wystawionej elektronicznie nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe ani wykroczenia skarbowe na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. Innymi słowy: już teraz jesteś z mocy prawa wyłączony z odpowiedzialności karnoskarbowej za te konkretne uchybienia — to nie jest zapowiedź czy dobra wola urzędu, tylko obowiązujący przepis.

Jakie naruszenia obejmie kara od 2027 roku

Art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT wymienia trzy konkretne sytuacje — i tylko te trzy, nie każdy błąd na fakturze:

1. Brak wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF, gdy taki obowiązek istniał — np. wystawienie zamiast tego zwykłej faktury papierowej lub PDF, choć transakcja podlegała obowiązkowi KSeF.
2. Wystawienie faktury niezgodnie z udostępnionym wzorem w czasie trwania awarii lub niedostępności KSeF, albo w dopuszczalnym przypadku faktury elektronicznej poza systemem.
3. Nieprzesłanie do KSeF w wymaganym terminie faktury wystawionej w trybie awaryjnym lub offline — czyli przekroczenie terminu na dosłanie dokumentu po przywróceniu działania systemu.

Wszystkie trzy dotyczą naruszeń proceduralnych — tego, czy i jak faktura trafiła do KSeF — a nie treści merytorycznej dokumentu. Zwykła pomyłka w cenie czy stawce VAT na prawidłowo przesłanej fakturze nie jest tu objęta.

Ważniejsze od kary: czy faktura papierowa lub PDF w ogóle jest ważna

To pytanie, które realnie ma większe znaczenie praktyczne niż sama kara pieniężna — i dotyczy sytuacji już dziś, nie dopiero od 2027 roku. Jeśli transakcja podlega obowiązkowi KSeF, jedyną prawnie ważną postacią faktury jest faktura ustrukturyzowana wysłana przez system. Wystawiona zamiast niej faktura papierowa lub PDF nie jest ważnym dokumentem VAT — a to oznacza, że nabywca nie może na jej podstawie odliczyć podatku naliczonego, niezależnie od tego, czy sprzedawcy grozi za to kara. Wyjątek: do końca 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe zamiast ustrukturyzowanych, jeśli łączna wartość sprzedaży nimi udokumentowanej w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.

Ile wyniosą kary od 2027 roku

Zgodnie z art. 106ni ust. 1, naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a jeśli faktura nie wykazuje podatku — do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. To górne pułapy, nie stawki automatyczne — przepis nie precyzuje sztywnego wzoru, więc w praktyce wysokość kary zależy od okoliczności konkretnego naruszenia. Karę trzeba uiścić w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji, bez odrębnego wezwania.

Czy to znaczy, że błędy w danych na fakturze są bezkarne?

Nie — to częste nieporozumienie. Art. 106ni dotyczy wyłącznie tego, czy faktura trafiła do KSeF i czy zrobiono to w terminie — nie tego, czy dane na niej są poprawne. Jeśli błąd na fakturze (np. zła stawka VAT) realnie zaniża Twoje zobowiązanie podatkowe wykazane w deklaracji, to podlega zupełnie innemu, znacznie starszemu przepisowi: art. 112b ustawy o VAT, który przewiduje dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 15%, 20% lub 30% zaniżonej kwoty — niezależnie od KSeF, i obowiązuje od lat. Przepis ten wprost wyłącza odpowiedzialność za oczywiste pomyłki i błędy rachunkowe skorygowane przed kontrolą, więc zwykła literówka, która nie wpływa na kwotę podatku, nie jest tu w ogóle karana.

Czy okres przejściowy może zostać wydłużony?

Przedstawiciele Krajowej Administracji Skarbowej publicznie sygnalizowali możliwość przedłużenia okresu bez kar poza koniec 2026 roku, nawet na cały 2027. Ważne rozróżnienie: to na razie zapowiedzi, nie zmieniony przepis. Obowiązującą datą wejścia w życie kar pozostaje 1 stycznia 2027 r., dopóki ustawodawca formalnie jej nie przesunie. Warto śledzić temat, ale nie planować działań w oparciu o zapowiedź, której jeszcze nie ma w ustawie.

Co warto robić już teraz, mimo braku kar

Brak sankcji do końca 2026 roku to nie to samo, co brak konsekwencji w ogóle. Faktura wystawiona niezgodnie z obowiązkiem i tak jest nieprawidłowa formalnie, a nawyki wyrobione teraz — poprawne wystawianie, pilnowanie terminów w trybie offline, dbanie o to, by dane na fakturze faktycznie się zgadzały — to właśnie to, co chroni Cię przed karami po 1 stycznia 2027 r., a już dziś przed błędami wpływającymi na rozliczenie VAT.

Podsumowanie

Kary z art. 106ni ustawy o VAT (do 100% VAT z faktury lub do 18,7% kwoty brutto) obowiązują dopiero od 1 stycznia 2027 r. i dotyczą wyłącznie trzech konkretnych naruszeń proceduralnych: braku wystawienia faktury w KSeF, niezgodności ze wzorem w trybie awaryjnym oraz przekroczenia terminu na dosłanie faktury offline. Już dziś obowiązuje za to wyłączenie odpowiedzialności karnoskarbowej za te same uchybienia (art. 106ni ust. 4). Błędy w treści faktury, które zaniżają podatek, podlegają odrębnemu, dawno obowiązującemu przepisowi o dodatkowym zobowiązaniu podatkowym — nie nowym karom KSeF.