Data wystawienia faktury w KSeF — data przesłania czy data z dokumentu (P_1)?

Kiedy faktura w KSeF jest formalnie wystawiona

Przed KSeF data wystawienia faktury była po prostu tym, co przedsiębiorca wpisał na dokumencie. W Krajowym Systemie e-Faktur ogólna zasada jest inna: zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF — niezależnie od tego, jaką datę wystawca wpisał na dokumencie.

W zwykłym, bieżącym trybie wysyłki (piszesz i wysyłasz fakturę tego samego dnia) to rozróżnienie jest czysto teoretyczne — data w treści dokumentu i data przesłania to jeden i ten sam dzień. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy między napisaniem faktury a jej faktycznym wysłaniem do KSeF mija czas: na przykład wygenerujesz fakturę 31 marca o 23:50, ale plik trafia do KSeF 1 kwietnia o 00:05. W takim przypadku, w zwykłym trybie online, prawną datą wystawienia jest 1 kwietnia — dzień faktycznego przesłania, nie dzień wpisany na dokumencie.

Pole P_1 w strukturze FA(3) a data przesłania

W strukturze FA(3) pole P_1 to data wskazana przez wystawcę w nagłówku faktury. W standardowym trybie online, gdy wysyłasz fakturę tego samego dnia, w którym ją wystawiasz, P_1 i data przesłania są tym samym dniem — i to właśnie ta zgodna data jest datą wystawienia.

Jeśli te dwie daty się rozjadą w zwykłym trybie online (np. przez opóźnioną wysyłkę), dla celów podatkowych i ewidencji JPK_VAT wiążąca jest data przesłania potwierdzona w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO), a nie data wpisana w P_1. Od tej reguły ustawa przewiduje jednak realne wyjątki — patrz niżej.

Data otrzymania faktury przez nabywcę (art. 106na ust. 3)

KSeF eliminuje spory o datę doręczenia faktury. Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przez nabywcę w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF — nie ma znaczenia, kiedy kontrahent faktycznie zaloguje się do systemu, pobierze plik czy otworzy pocztę. To od dnia nadania numeru KSeF nabywca liczy termin na odliczenie podatku naliczonego. (Wyjątek: jeśli faktura trafia do nabywcy poza KSeF, np. w trybie offline przed nadaniem numeru, decyduje data faktycznego otrzymania jej przez nabywcę — art. 106na ust. 4.)

Kiedy P_1 jednak decyduje: tryby poza standardowym online

Zasada „liczy się data przesłania" ma realne wyjątki — w kilku trybach przewidzianych na wypadek braku łączności lub awarii systemu, to właśnie data wpisana przez wystawcę (P_1) pozostaje datą wystawienia, mimo że plik trafia do KSeF później. Dotyczy to m.in. trybu offline z powodu niedostępności KSeF i trybu awaryjnego przy awarii systemu — każdy z własnym terminem na dosłanie faktury po przywróceniu działania. Te tryby mają odrębne, dość szczegółowe zasady, którym poświęciliśmy osobny poradnik o trybie awaryjnym i offline w KSeF — tutaj wystarczy zapamiętać, że nie każde opóźnienie w wysyłce oznacza utratę pierwotnej daty wystawienia.

Pułapka przełomu miesięcy i terminu 15. dnia

Przedsiębiorcy muszą uważać na dwa newralgiczne momenty w kalendarzu:

1. Przełom miesiąca — przygotowanie faktury w ostatnim dniu miesiąca i wysłanie jej po północy przesuwa datę wystawienia na kolejny miesiąc, co może wpłynąć na moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy lub prawo do odliczenia u nabywcy.
2. Ostateczny termin wystawienia faktury (15. dzień kolejnego miesiąca) — zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę za wykonane usługi wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Jeśli wyślesz plik do KSeF 16. dnia, faktura zostanie formalnie uznana za wystawioną po terminie, nawet jeśli w polu P_1 wpisano datę 15.

Krok po kroku: Jak kontrolować daty w KSeF

1. Wystawiaj i wysyłaj faktury tego samego dnia — nie odkładaj wysyłki wygenerowanych plików XML na kolejny dzień.
2. Weryfikuj Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) — po każdej wysyłce sprawdź znacznik czasu (timestamp) w UPO, który stanowi niepodważalny dowód daty wystawienia.
3. Zwracaj uwagę na koniec miesiąca — przy fakturowaniu na przełomie miesięcy wysyłaj dokumenty z bezpiecznym wyprzedzeniem przed północą.
4. Dla faktur offline pilnuj daty P_1 i niezwłocznie prześlij plik do systemu po przywróceniu łączności.

Najczęstsze błędy

• Liczenie na „datę wsteczną" — nic technicznie nie stoi na przeszkodzie, by wpisać w P_1 datę z przeszłości, ale poza opisanymi wyżej trybami offline/awaryjnym nie da się w ten sposób realnie cofnąć daty wystawienia: liczy się data przesłania zarejestrowana przez serwer KSeF, nie treść pola P_1.
• Brak pobrania UPO — brak weryfikacji UPO może sprawić, że odrzucona przez bramkę faktura (np. z powodu błędu składni) nie zostanie uznana za wystawioną.
• Mylenie daty sprzedaży z datą wystawienia — data sprzedaży (wykonania usługi) i data wystawienia (przesłania do KSeF) to dwa niezależne pola, które mogą przypadać w różnych dniach.

Podsumowanie

W systemie KSeF prawną datą wystawienia faktury jest, co do zasady, dzień jej przesłania do systemu (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), a datą otrzymania przez nabywcę — moment nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3). W standardowym trybie online to rozróżnienie nie ma praktycznego znaczenia, bo obie daty pokrywają się z tym, co wpisano w polu P_1. Realny wyjątek — gdy P_1 pozostaje datą wystawienia mimo późniejszego przesłania pliku — dotyczy terminowo dosłanych faktur z trybu offline i awaryjnego. Pamiętając o tej zasadzie, przedsiębiorcy unikną problemów z terminowością i rozliczeniami na przełomie miesięcy.