Czy można anulować fakturę w KSeF?

Krótka odpowiedź: nie — i prawdopodobnie potrzebujesz korekty

Nie, faktury ustrukturyzowanej wysłanej do KSeF nie da się anulować ani usunąć. Jeśli trafiłeś na ten artykuł, bo wystawiłeś błędną fakturę i szukasz sposobu, żeby ją cofnąć — to, czego prawdopodobnie potrzebujesz, to faktura korygująca, nie anulowanie. Pełny, praktyczny poradnik krok po kroku — łącznie z korektą do zera, błędnym NIP nabywcy i rozliczeniem in minus/in plus — opisaliśmy osobno: jak wystawić fakturę korygującą w KSeF. Ten artykuł skupia się na tym, dlaczego anulowanie w ogóle nie jest opcją i jak rozpoznać, którego wariantu korekty potrzebujesz.

Dlaczego nie można anulować faktury w KSeF

To wynika wprost z architektury systemu, nie z arbitralnej decyzji Ministerstwa Finansów. Gdy faktura ustrukturyzowana zostanie skutecznie przesłana do KSeF i otrzyma numer identyfikujący, staje się trwałym elementem obrotu — system nie udostępnia żadnej funkcji „usuń" ani „cofnij wysyłkę". Jedynym przewidzianym w ustawie sposobem na zmianę czegokolwiek w już wysłanej fakturze jest wystawienie kolejnego dokumentu — faktury korygującej — który się do niej odnosi. To zresztą spójne z ogólną logiką fakturowania VAT sprzed KSeF: nawet na papierze nie „anulowało się" prawidłowo wystawionej faktury, tylko się ją korygowało.

Co zrobić, gdy wystawiłeś błędną fakturę

To, jakiego rodzaju korekty potrzebujesz, zależy od charakteru błędu:

• Błąd w jednej pozycji (cena, ilość, stawka VAT) — korygujesz tylko tę pozycję, nie całą fakturę.
• Transakcja w ogóle nie doszła do skutku, albo faktura trafiła do złego nabywcy — potrzebujesz korekty „do zera", która zeruje całą fakturę, a następnie (jeśli transakcja jednak miała miejsce z właściwym kontrahentem) nowej faktury pierwotnej.
• Błędny NIP nabywcy — to szczególny przypadek: nawet drobna literówka w NIP wymaga korekty do zera i nowej faktury, ponieważ to pole decyduje, komu dokument zostaje udostępniony w systemie. Szczegółowo — łącznie z tym, co zrobić, jeśli błędny NIP trafił na konto zupełnie obcej firmy — opisaliśmy w poradniku o korekcie faktury.

Czy można anulować już zapłaconą fakturę?

Sam fakt zapłaty niczego tu nie zmienia — zasada jest identyczna. Jeśli towar wrócił do sprzedawcy albo zaliczka została zwrócona w całości, wystawia się korektę zmniejszającą podstawę opodatkowania i VAT (korektę „in minus"), aż do zera, jeśli zwrot był całkowity. To korekta, taka sama jak każda inna — nie osobna procedura „anulowania zapłaconej faktury".

Zasady anulowania faktury poza KSeF — dla porównania

Przed KSeF w praktyce księgowej funkcjonowało pojęcie „anulowania" faktury — ale tylko w wąskim przypadku: gdy dokument nie został jeszcze wprowadzony do obrotu prawnego, czyli nie trafił do nabywcy (np. błąd zauważono przed wysyłką papierowego oryginału). W KSeF ten wariant w ogóle nie istnieje, ponieważ moment przesłania do systemu i moment, w którym dokument staje się prawnie wiążący, to praktycznie ten sam moment — nie ma etapu „wystawiona, ale jeszcze niewysłana faktura", który dawał miejsce na anulowanie po staremu.

Podsumowanie

Faktury w KSeF nie da się anulować ani usunąć — to wynika z samej architektury systemu, nie z decyzji urzędu. Jedyną drogą naprawienia błędu jest faktura korygująca, dobrana do charakteru problemu: korekta pozycji przy drobnym błędzie, korekta do zera przy złym nabywcy lub transakcji, która nie doszła do skutku. Pełną procedurę — z przykładami i rozliczeniem VAT — znajdziesz w poradniku o fakturze korygującej.